Documento del producto, publicado tal cual lo sirve cada instalación de Zevli CRM.
Política de privacidad de ZEVLI CRM
Versión 1.5 — 22 de septiembre de 2026
1. Identificación de las Partes y funciones de cada una
La presente política de privacidad (en adelante, la «Política») se refiere a ZEVLI CRM (en adelante, indistintamente, «ZEVLI» o el «Software»), programa informático desarrollado por Tele Network Solutions, LLC, sociedad de responsabilidad limitada («limited liability company») constituida conforme a las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos de América (en adelante, «TNS»).
El Software se adquiere mediante un pago único, en virtud de una licencia perpetua de uso (en adelante, la «Licencia»), por la persona física o jurídica que obtiene dicha Licencia (en adelante, el «Licenciatario»), y se instala en un equipo informático del propio Licenciatario (en adelante, el «Equipo»), con su propia base de datos. La copia del Software instalada en el Equipo, junto con dicha base de datos, se denomina en adelante la «Instalación». TNS y el Licenciatario se denominan conjuntamente las «Partes».
A los efectos de la presente Política, se distingue entre los miembros del personal del Licenciatario que utilizan el Software (en adelante, los «Usuarios») y los clientes finales atendidos por el Licenciatario, cuyos datos personales este trata mediante el Software (en adelante, los «Titulares de los Datos»).
La distribución de funciones entre las Partes es la siguiente:
| Parte | Función |
|---|---|
| TNS | Desarrolla el Software. No tiene acceso a la base de datos de ninguna Instalación ni a los datos contenidos en ella. Presta los servicios descritos en el apartado 5.2 y trata los datos que pasan por ellos exclusivamente con la finalidad de prestarlos. Trata asimismo los datos del propio Licenciatario indicados en el apartado 2.4. |
| Licenciatario | Es quien responde de los datos personales de los Titulares de los Datos. Decide qué datos se almacenan, durante cuánto tiempo y con qué servicios se conecta la Instalación. |
| Titular de los Datos | Persona cuyos datos almacena el Licenciatario, tales como su nombre, su expediente y sus conversaciones. |
El Licenciatario decide qué datos de los Titulares de los Datos se recogen, con qué finalidad, durante cuánto tiempo se conservan y con qué servicios se conecta la Instalación, y es quien mantiene la relación con los Titulares de los Datos y responde frente a ellos. TNS no interviene en dichas decisiones y trata únicamente los datos que pasan por los servicios descritos en el apartado 5.2, y exclusivamente con la finalidad de prestarlos, sin perjuicio de los datos relativos al propio Licenciatario a que se refiere el apartado 2.4. La presente Política describe las funciones de las Partes en términos operativos y no atribuye a ninguna de ellas una calificación jurídica determinada a los efectos de una normativa concreta de protección de datos.
TNS no recibe copia de la base de datos de ninguna Instalación ni puede acceder a ella. La comunicación entre la Instalación y la infraestructura de TNS se limita a los seis supuestos siguientes: la tramitación de los permisos de conexión con Meta, Google, Microsoft, Stripe, DocuSign y Twilio; los mensajes entrantes procedentes de Meta, cuando la conexión con Meta se haya realizado a través de Zevli Connect; los correos electrónicos de autenticación; los informes técnicos de error, mientras no se desactive su envío; la obtención de la licencia de la Instalación, cuando el Licenciatario la solicite; y el traslado de dicha licencia a otra Instalación, cuando el Licenciatario lo solicite. Dichos supuestos se describen en el apartado 5.2, al que se remite, y los plazos de conservación aplicables a cada uno de ellos figuran en el apartado 7.2. Fuera de dichos supuestos, ninguna otra información de la Instalación se transmite a TNS.
2. Datos almacenados por el Software
2.1 Datos de los Usuarios
El Software almacena los siguientes datos de los Usuarios:
- Dirección de correo electrónico, nombre, fotografía y zona horaria de cada Usuario.
- Rol y permisos de cada Usuario en cada una de las empresas gestionadas en la Instalación (en adelante, cada una, una «Empresa»).
- Registro de la actividad de cada Usuario, con indicación de quién creó, modificó o eliminó cada elemento, y en qué momento.
- Dispositivos en los que el Usuario recibe avisos, en caso de que active las notificaciones.
El Software no almacena la contraseña de los Usuarios. La contraseña queda bajo la custodia del sistema de autenticación de la propia Instalación, en forma de resumen criptográfico (hash) irreversible.
2.2 Datos de los Titulares de los Datos
Esta categoría comprende la mayor parte de los datos almacenados, y su alcance depende de la actividad del Licenciatario. El Software puede almacenar los siguientes datos:
- Ficha del contacto: nombre, teléfono, WhatsApp, dirección de correo electrónico, idioma, país de origen, etiquetas, y anuncio o formulario de procedencia.
- Expedientes: tipo de servicio, fechas, plazos, estado, importes y saldos. En el caso de Licenciatarios que prestan servicios de inmigración, los expedientes incluyen formularios de USCIS, fechas de biometría y de entrevista, y el estatus migratorio.
- Documentos: los archivos que carguen los Usuarios o el propio Titular de los Datos, tales como pasaportes, actas, exámenes médicos, antecedentes y declaraciones de impuestos.
- Conversaciones completas: los mensajes de WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, SMS y correo electrónico, con su texto íntegro.
- Cobros: importes, vencimientos e identificadores del proveedor de pago.
- Contratos, citas, cotizaciones y las respuestas a los formularios públicos.
2.3 Datos cifrados y datos no cifrados
Se cifran dentro de la base de datos, mediante el algoritmo AES-256-GCM, los siguientes datos: el estatus migratorio, las notas internas y las respuestas de los formularios de intake.
No se cifran las conversaciones, los números de teléfono, las direcciones de correo electrónico, los nombres ni el resto del expediente. Dichos datos están protegidos por el control de acceso de la base de datos, en virtud del cual cada Empresa únicamente puede acceder a sus propios datos, y por la seguridad del Equipo en el que se ejecuta la Instalación.
El cifrado se aplica en el momento en que se guardan los datos. En consecuencia, los datos registrados con anterioridad a la incorporación de esta función se conservaron en texto plano. El Software dispone actualmente, en Configuración → General, de una opción que cifra dicho historial (estatus migratorio, notas internas y respuestas de los formularios) sin alterar su contenido. Esta opción no se ejecuta de forma automática; corresponde al Licenciatario iniciarla en el momento que estime oportuno.
2.4 Datos del Licenciatario tratados por TNS
Al margen de los datos que se almacenan en la Instalación, a los que TNS no tiene acceso, TNS trata los datos relativos al propio Licenciatario que se indican a continuación:
- Los datos identificativos y de contacto del Licenciatario.
- La documentación relativa a la Licencia.
- El registro de la licencia emitida a la Instalación, que Zevli Connect conserva: el identificador del servicio contratado, el identificador de la Instalación, la dirección de correo electrónico de la compra, la fecha hasta la que se extiende el mantenimiento, la fecha de la última comprobación de la contratación y, en su caso, las fechas de revocación o de cancelación de la compra.
- Las solicitudes de traslado de la licencia (apartado 5.2): la dirección de correo electrónico de la compra, el idioma elegido para el correo electrónico de confirmación, los identificadores de las Instalaciones de origen y de destino, una huella criptográfica del enlace de confirmación —nunca el propio enlace— y las fechas de solicitud, caducidad y confirmación.
Dichos datos se tratan con la única finalidad de acreditar la Licencia, de prestar los servicios de TNS a la Instalación y de cumplir las obligaciones legales, contables y fiscales de TNS. El plazo de conservación aplicable figura en el apartado 7.2. Dichos datos no comprenden los datos de los Titulares de los Datos ni el contenido de la Instalación.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos se tratan con la finalidad de permitir el funcionamiento del negocio del Licenciatario, lo que comprende la atención a los Titulares de los Datos, la gestión de sus expedientes, el cobro, la programación de citas y la comunicación con ellos.
TNS no utiliza los datos de los Titulares de los Datos para ninguna finalidad propia: no los analiza, no los vende, no los cede y no los emplea para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático. Los datos que pasan por los servicios descritos en el apartado 5.2 se tratan exclusivamente con la finalidad de prestar dichos servicios, esto es, entregar el mensaje o el correo electrónico a su destinatario, tramitar el permiso de conexión y corregir los errores del Software.
4. Inteligencia artificial
El Software incorpora funciones de inteligencia artificial (en adelante, «IA»): un asistente en la bandeja de mensajes, resúmenes de ficha y de conversación, asistencia en la redacción y análisis de publicidad.
Dichas funciones permanecen desactivadas hasta que el Licenciatario conecta un proveedor de servicios de IA (en adelante, el «Proveedor de IA»). El Software no incluye ningún Proveedor de IA y TNS no aporta credencial alguna.
4.1 Elección del Proveedor de IA
El Proveedor de IA es elegido por el Licenciatario, que introduce una clave de API propia en Configuración → Integraciones. Dicha clave puede corresponder a Gemini (Google), OpenAI, Anthropic, Kimi/Moonshot, DeepSeek u OpenRouter. La clave se almacena cifrada y no se transmite en ningún caso al navegador.
4.2 Datos a los que accede el modelo de IA
El estatus migratorio no se envía en ningún caso al modelo de IA. Ningún ajuste del Software permite dicho envío, y el Software no consulta ese dato al preparar la información que se transmite.
Tampoco se envían las notas internas, salvo que el Licenciatario active expresamente dicha opción en Configuración → Asistente → Privacidad. La opción se encuentra desactivada por defecto.
Los datos que se transmiten al Proveedor de IA en cada función son los siguientes:
| Función | Datos transmitidos |
|---|---|
| Resumen de ficha | Nombre, teléfono, dirección de correo electrónico, idioma y país de origen del contacto; hasta 10 expedientes con fechas y plazos (e importes, si el Usuario que ejecuta la función tiene permiso para verlos); 15 registros del historial de comunicaciones (mensajes enviados desde el Software y notas de llamadas), con su texto; 5 citas creadas en el Software; y 10 notas internas, únicamente si el Licenciatario ha activado la opción indicada. |
| Resumen de conversación | Hasta 60 mensajes del hilo. Se excluyen las notas internas del hilo, salvo que el Licenciatario active la misma opción. Los hilos de correo electrónico no se resumen en ningún caso. |
| Redacción, reescritura y traducción | Únicamente el texto que esté redactando el Usuario. |
| Asistente de la bandeja | El historial de la conversación y, en caso de que el asistente los consulte, datos del expediente. El asistente no actúa en hilos de correo electrónico. |
| Análisis de publicidad | Gasto y resultados de las campañas de Meta. Se excluyen las campañas de Google Ads. |
| Base de conocimiento | El texto que el Licenciatario haya cargado, convertido en representaciones numéricas para permitir su búsqueda. |
Los resúmenes no se almacenan; se muestran en pantalla y no se conservan.
Los datos recibidos de Google (en adelante, los «Datos de Usuario de Google») no se envían en ningún caso a ningún proveedor de servicios de IA, incluido el Proveedor de IA, conforme a lo dispuesto en el apartado 5.4.
El Licenciatario es responsable de obtener el consentimiento o la base jurídica que la normativa que le resulte aplicable exija para tratar los datos de los Titulares de los Datos mediante las funciones de IA, conforme a lo previsto en el apartado 13.
4.3 Tratamiento de los datos por el Proveedor de IA
El tratamiento de los datos por el Proveedor de IA se rige por el contrato celebrado entre el Licenciatario y dicho Proveedor de IA, y no por el Software. El Software no impone, ni puede imponer, condiciones de conservación a un Proveedor de IA elegido por el Licenciatario y con el que este contrata directamente.
Se recomienda al Licenciatario que, con carácter previo a la utilización de las funciones de IA con expedientes sensibles, revise dichas condiciones y elija un plan que no conserve ni reutilice sus datos. Ninguno de los datos descritos en el apartado 5.4 forma parte de la información que recibe el Proveedor de IA.
5. Destinatarios de los datos
5.1 Servicios conectados por el Licenciatario (todos ellos opcionales)
Los servicios de terceros que el Licenciatario decida conectar a la Instalación se denominan en adelante los «Servicios de Terceros». Si el Licenciatario no conecta ninguno de los Servicios de Terceros indicados a continuación, el Software no se comunica con ningún tercero, sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 5.2.
| Servicio | Finalidad | Datos transmitidos |
|---|---|---|
| Meta (WhatsApp, Messenger, Instagram) | Mensajería | Mensajes y datos del contacto |
| Google (Drive, Calendar, Gmail, Google Ads) | Documentos, agenda, correo electrónico y resultados de publicidad | Archivos, citas y correos electrónicos, conforme al apartado 5.4 |
| Microsoft 365 | Las mismas que Google | Los mismos que Google |
| Twilio | SMS y llamadas | Número y contenido del mensaje |
| Stripe | Cobros | Importe, dirección de correo electrónico y datos de la factura |
| DocuSign / Documenso | Firma de contratos | El documento y los datos del firmante |
| Proveedor de IA | Las descritas en el apartado 4 | Los descritos en el apartado 4 |
El tratamiento de los datos por cada Servicio de Terceros se rige por el contrato celebrado entre el Licenciatario y dicho tercero.
5.2 Servicios de TNS (operativos sin necesidad de que el Licenciatario conecte servicio alguno)
TNS presta los dos servicios siguientes.
Zevli Connect es el servicio intermediario de TNS que permite conectar Meta, Google, Microsoft, Stripe, DocuSign o Twilio sin que cada Licenciatario deba registrar su propia aplicación en la consola de cada uno de dichos proveedores. A través de Zevli Connect se tramitan los permisos de conexión y, cuando la conexión con Meta se haya realizado por esta vía, también los mensajes entrantes de WhatsApp, Messenger e Instagram, que Zevli Connect reenvía a la Instalación.
En su funcionamiento ordinario, Zevli Connect no almacena el envío: lo firma y lo entrega a la Instalación. Cuando la Instalación no se encuentra accesible, el envío queda retenido en Zevli Connect en forma cifrada, mediante el algoritmo AES-256-GCM, al solo efecto de reintentar su entrega, durante un plazo máximo de siete (7) días en el caso de los mensajes y de veinticuatro (24) horas en el caso de las credenciales de conexión. Transcurrido el plazo aplicable, el envío se elimina. El panel de administración de TNS no muestra en ningún caso el contenido de dichos envíos, y TNS no consulta dicho contenido.
Cuando el Licenciatario conecta un servicio a través de Zevli Connect, la Instalación acompaña la solicitud de una referencia cifrada que identifica, dentro de la propia Instalación, la empresa y el Usuario que iniciaron la conexión, a fin de que las credenciales obtenidas se guarden en la empresa correcta. Dicha referencia está cifrada con una clave que solo la Instalación posee: TNS la transporta y la devuelve con las credenciales sin poder leerla.
Zevli Connect genera y envía asimismo, a través de Resend, los correos electrónicos de autenticación (recuperación de contraseña, invitación de un Usuario y confirmación de un cambio de dirección de correo electrónico). En consecuencia, las direcciones de correo electrónico de los Usuarios se transmiten a través de infraestructura de TNS y de Resend.
Sentry es el sistema de informes de error de TNS, alojado por TNS. Recibe los errores del Software con la finalidad de corregirlos antes de que el Licenciatario los advierta. Con carácter previo a su transmisión, cada informe se somete a un filtro que elimina contraseñas, cadenas de conexión, direcciones de correo electrónico y credenciales. No se transmiten direcciones IP ni cookies. El envío de informes a Sentry puede desactivarse eliminando su configuración de la Instalación.
La licencia de la Instalación puede obtenerse a través de Zevli Connect. Únicamente cuando el Licenciatario lo solicite de forma expresa desde la pantalla de licencia del Software, la Instalación transmite a TNS la dirección de correo electrónico y el código de activación que el propio Licenciatario introduce, junto con el identificador de la Instalación. Con dichos datos, TNS comprueba la contratación correspondiente y devuelve la licencia firmada. No se transmite dato alguno de los Clientes, de los Usuarios distintos del solicitante, ni del contenido almacenado en la Instalación. Si el Licenciatario no utiliza dicha función, la licencia se introduce manualmente y no se produce comunicación alguna con TNS por este concepto.
El traslado de la licencia a otra Instalación se solicita igualmente desde el Software, en la Instalación de destino. La Instalación transmite a TNS los mismos datos que para la obtención de la licencia, junto con el idioma en que deba redactarse el correo electrónico de confirmación. TNS envía, a través de Resend, un correo electrónico con un enlace de confirmación de un solo uso a la dirección de correo electrónico de la compra y, una vez confirmado el traslado, un segundo correo electrónico de aviso. En consecuencia, dicha dirección se transmite a través de infraestructura de TNS y de Resend, en los mismos términos que los correos electrónicos de autenticación.
Los plazos de conservación aplicables a los servicios descritos en el presente apartado figuran en el apartado 7.2.
5.3 Ausencia de publicidad y de analítica
El Software no incorpora publicidad ni herramientas de analítica. No contiene píxeles, Google Analytics ni herramientas de seguimiento. Su política de seguridad de contenido no permite la carga de scripts de terceros. Las únicas conexiones que el navegador tiene permitido establecer son las dirigidas a la base de datos de la propia Instalación y, en caso de que se utilicen las llamadas desde el navegador, a Twilio.
Las tipografías se sirven desde el dominio propio del Licenciatario, sin que se realice solicitud alguna a servidores externos.
5.4 Datos de Usuario de Google
Cuando el Licenciatario conecta Google, ZEVLI solicita a Google los permisos que se indican en la tabla siguiente y utiliza cada uno de ellos exclusivamente para la finalidad descrita en la fila correspondiente:
| Permiso | Finalidad del permiso |
|---|---|
Google Drive (drive.file) | Guarda los documentos y las copias de seguridad cifradas que almacenan los Usuarios, y vuelve a leer únicamente los archivos creados por el propio ZEVLI. No puede acceder al resto del Google Drive del Licenciatario. |
Google Calendar (calendar.events) | Escribe en el calendario del Licenciatario las citas creadas en el Software e incorpora los eventos de dicho calendario a la agenda del Software. |
Gmail, lectura (gmail.readonly) | Incorpora los correos electrónicos entrantes a la bandeja del Software, junto con el resto de la conversación de cada Titular de los Datos. |
Gmail, envío (gmail.send) | Envía las respuestas que los Usuarios redactan en el Software, desde la dirección de correo electrónico del propio Licenciatario. |
Google Ads (adwords) | Lee el gasto y los resultados de las campañas del Licenciatario para mostrarlos en el panel de publicidad. |
| Inicio de sesión con Google | Nombre, dirección de correo electrónico y fotografía del Usuario que inicia sesión. |
Los Datos de Usuario de Google se almacenan en la base de datos de la propia Instalación, en el Equipo del Licenciatario. Zevli Connect gestiona el permiso; el contenido de los correos electrónicos, los archivos y el calendario se transmite directamente entre Google y la Instalación. TNS no recibe los Datos de Usuario de Google ni puede leerlos.
Únicamente tienen acceso a los Datos de Usuario de Google los Usuarios, de acuerdo con el rol asignado a cada uno de ellos.
Los Datos de Usuario de Google están sujetos a las siguientes restricciones:
- En ningún caso se envían a ningún proveedor de servicios de IA, incluido el Proveedor de IA, ni se utilizan para desarrollar, mejorar o entrenar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático.
- En ningún caso se utilizan con fines publicitarios ni se venden. Tampoco se transfieren, en ningún caso, a plataformas publicitarias, intermediarios de datos o revendedores de información, ni se utilizan para evaluar la solvencia o conceder créditos.
- No se transfieren a ningún otro tercero, salvo en la medida necesaria para prestar las funciones descritas en la tabla anterior, por motivos de seguridad o para cumplir la ley.
- Ninguna persona de TNS lee los Datos de Usuario de Google.
El acceso de ZEVLI a la cuenta de Google puede revocarse desconectando Google desde el Software o eliminando ZEVLI de la página de permisos de la cuenta de Google. Cualquiera de dichas actuaciones interrumpe de forma inmediata todo acceso posterior. Los Datos de Usuario de Google ya incorporados permanecen en la Instalación hasta que el Licenciatario los elimine, conforme a lo previsto en el apartado 7.
ZEVLI’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Google Workspace APIs are not used to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models.
Las dos declaraciones anteriores se reproducen en lengua inglesa por constituir el texto literal exigido por Google.
6. Cookies
El Software utiliza cinco cookies, todas ellas necesarias para su funcionamiento:
| Cookie | Finalidad |
|---|---|
| Sesión | Mantener la sesión iniciada. |
| Verificador de acceso | Garantizar que el enlace de recuperación solo funcione en el navegador desde el que se solicitó. |
| Idioma | Recordar si se utiliza el español o el inglés. |
| Nonce de conexión | Impedir que un tercero complete una conexión en nombre del Usuario. |
| Sesión del portal | Mantener abierta la sesión del Titular de los Datos tras la introducción de su PIN. |
Ninguna de ellas tiene finalidad publicitaria ni de seguimiento, motivo por el cual no se muestra un aviso de consentimiento de cookies.
7. Plazos de conservación
7.1 Datos conservados en la Instalación
Los datos permanecen en la Instalación mientras el Licenciatario decida conservarlos. TNS no establece plazos de conservación respecto de dichos datos, dado que no tiene acceso a ellos.
7.2 Plazos de conservación en los servicios de TNS
| Dato o servicio | Qué se conserva | Plazo de conservación |
|---|---|---|
| Instalación | Todos los datos descritos en el apartado 2 | El que decida el Licenciatario, conforme al apartado 7.1. |
| Zevli Connect, funcionamiento ordinario | Nada del contenido de los envíos. El envío se firma y se entrega a la Instalación sin ser almacenado. | No se conserva. |
| Zevli Connect, registro de la licencia | Los datos del registro de la licencia descritos en el apartado 2.4. | Mientras la Licencia esté en vigor y, después, el tiempo necesario para acreditarla y para cumplir las obligaciones legales, contables y fiscales de TNS. |
| Zevli Connect, solicitudes de traslado de la licencia | Los datos de la solicitud descritos en el apartado 2.4. El enlace de confirmación caduca a los treinta (30) minutos. | El registro de la solicitud se conserva junto con el registro de la licencia, por cuanto limita la frecuencia de los traslados (un traslado cada noventa (90) días). |
| Zevli Connect, mensajes pendientes de entrega | El envío cifrado que contiene el mensaje, al solo efecto de reintentar su entrega a la Instalación. | Máximo siete (7) días, transcurridos los cuales se elimina. |
| Zevli Connect, credenciales de conexión pendientes de entrega | El envío cifrado que contiene la credencial, al solo efecto de reintentar su entrega a la Instalación. | Máximo veinticuatro (24) horas, transcurridas las cuales se elimina. |
| Sentry (informes de error) | El informe de error, una vez aplicado el filtro descrito en el apartado 5.2. No se conservan direcciones IP ni cookies. | Noventa (90) días, transcurridos los cuales se eliminan. El envío de informes puede desactivarse conforme al apartado 5.2. |
| Resend (correos electrónicos de autenticación y de traslado de la licencia) | La dirección de correo electrónico del destinatario y el registro del envío. | Treinta (30) días, conforme al plazo de conservación que dicho proveedor aplica a los datos de correo electrónico. |
| Relación comercial con el Licenciatario | Los datos identificativos y de contacto del Licenciatario y la documentación relativa a la Licencia. | El tiempo necesario para acreditar la Licencia y para cumplir las obligaciones legales, contables y fiscales de TNS. |
El contenido de los envíos retenidos por Zevli Connect no se muestra en el panel de administración de TNS, conforme a lo indicado en el apartado 5.2.
7.3 Registro de auditoría y solicitudes de supresión
El registro de auditoría anota quién realizó cada operación en la Instalación y en qué momento. Cada modificación en las tablas principales genera una copia del registro afectado, a fin de que la operación pueda verificarse con posterioridad, y el registro de auditoría está diseñado para que no pueda eliminarse desde el Software, ni siquiera por el administrador. Esta característica es la que garantiza que ninguna persona pueda ocultar las operaciones que haya realizado. En consecuencia, cuando se elimina un contacto, su información puede permanecer en dicho registro.
Existe por tanto una tensión, que se hace constar de forma expresa, entre la función del registro de auditoría y las solicitudes de supresión de los Titulares de los Datos. La resolución de dicha tensión corresponde al Licenciatario, dentro de su Instalación: es el Licenciatario quien decide sobre la conservación del registro de auditoría y quien atiende las solicitudes de supresión, valorando qué le exige y qué le permite la normativa que le resulte aplicable. TNS no puede intervenir en dicha decisión, por cuanto no tiene acceso a la Instalación.
El Software ofrece al Licenciatario dos operaciones para atender dicha decisión: la supresión de los datos de una persona y la eliminación de una empresa. En ambos casos, el Software elimina los datos operativos correspondientes y sustituye en el registro de auditoría los datos personales contenidos en las copias de los registros afectados, conservando únicamente la información estructural (qué operación se realizó, sobre qué registro, en qué momento y por quién). Las copias de seguridad realizadas con anterioridad conservan dichos datos hasta que el Licenciatario las elimine, y los archivos almacenados en el servicio de almacenamiento en la nube conectado por el Licenciatario no se eliminan, conforme al apartado 7.4.
7.4 Documentos
Los documentos no se eliminan de forma automática. Cuando se elimina un expediente, los archivos asociados pueden permanecer en el almacenamiento de la Instalación y en el servicio de almacenamiento en la nube que el Licenciatario haya conectado. Su eliminación corresponde al Licenciatario.
8. Derechos de los Titulares de los Datos
Quien responde de los datos de los Titulares de los Datos es el Licenciatario que utiliza el Software, y no TNS. Los Titulares de los Datos deberán dirigirse al Licenciatario para solicitar el acceso, la rectificación o la supresión de sus datos, en los términos previstos en el apartado 13.
El Software incluye una función de exportación de contactos que permite entregar en un archivo los datos de una persona. A la fecha de la presente versión, dicha exportación no incluye las conversaciones ni las citas.
El Licenciatario que requiera asistencia técnica para atender una solicitud podrá dirigirse por escrito a TNS.
9. Seguridad
El Software aplica las siguientes medidas:
- Aislamiento entre Empresas: cuando un mismo Licenciatario gestiona varias Empresas en el mismo Equipo, la base de datos impide, por diseño, que una Empresa acceda a los datos de otra. Este aislamiento se comprueba mediante pruebas automáticas en cada modificación del código.
- Acceso según el rol: el Usuario con rol de asistente no puede ver importes ni el historial de comunicaciones.
- Registro de las operaciones realizadas por cada Usuario, que no puede eliminarse desde el Software, conforme al apartado 7.3.
- Copias de seguridad cifradas, almacenadas en el Google Drive o el OneDrive del propio Licenciatario, con una clave que únicamente posee el Licenciatario (en adelante, la «Clave de Cifrado»). Ni TNS ni ningún tercero pueden leer dichas copias.
- Cierre del registro público: ninguna persona puede darse de alta por su cuenta; las cuentas de los Usuarios son creadas por el administrador.
Las siguientes medidas dependen del Licenciatario:
- Cifrar el disco del Equipo en el que se ejecuta la Instalación.
- Custodiar la Clave de Cifrado. En caso de pérdida de la Clave de Cifrado, las copias de seguridad serán irrecuperables, también para TNS y para cualquier tercero.
- Revisar los permisos de los Usuarios.
El Software no realiza análisis antivirus de los archivos que se cargan.
10. Menores de edad
El Software es una herramienta de trabajo y no está dirigido a menores de edad. La Instalación puede contener datos de menores de edad cuando el Licenciatario los gestione (por ejemplo, en expedientes familiares); en tal caso, el responsable de su correcto tratamiento es el Licenciatario.
11. Modificaciones de la Política
TNS anunciará cualquier modificación de la presente Política en el propio Software y en este documento, con indicación de la fecha de la versión correspondiente. Las modificaciones que afecten a datos ya recogidos se comunicarán con antelación.
12. Contacto
Los datos de contacto de TNS son los siguientes:
- Denominación: Tele Network Solutions, LLC
- Correo electrónico: info@telenetworksolutions.com
- Dirección: 2731 Sheffield Cir, Kissimmee, FL 34746, Estados Unidos
Los Titulares de los Datos deberán dirigirse en primer lugar al Licenciatario correspondiente, en su condición de custodio de sus datos.
13. Obligaciones del Licenciatario en materia de privacidad
El Licenciatario se obliga a:
- Cumplir la normativa de privacidad y de protección de datos que le resulte aplicable, incluidas las leyes de privacidad de los Estados de los Estados Unidos de América que sean de aplicación a su actividad.
- Obtener y conservar el consentimiento o la base jurídica que la normativa aplicable exija para el envío de comunicaciones por WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, SMS y correo electrónico a través del Software, así como para el tratamiento de los datos de los Titulares de los Datos mediante las funciones de IA descritas en el apartado 4.
- Informar a los Titulares de los Datos del tratamiento de sus datos y atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, portabilidad y oposición que estos le dirijan, en los términos y plazos que la normativa aplicable establezca.
- Mantener actualizada su propia política de privacidad.
TNS no puede cumplir dichas obligaciones en lugar del Licenciatario, por cuanto no tiene acceso a los datos de los Titulares de los Datos ni a la Instalación, y no mantiene relación alguna con los Titulares de los Datos.
14. Notificación de incidentes de seguridad
En caso de que se produzca una vulneración de la seguridad que afecte a los servicios de TNS descritos en el apartado 5.2, TNS lo comunicará al Licenciatario sin demora indebida, con la información de que disponga en ese momento y con las actualizaciones que resulten de la investigación posterior.
La comunicación de la vulneración a los Titulares de los Datos y a las autoridades competentes corresponde al Licenciatario, por ser quien mantiene la relación con los Titulares de los Datos y quien conoce la jurisdicción a la que estos y su propia actividad están sujetos. TNS no puede efectuar dicha comunicación en su lugar.
Las vulneraciones de la seguridad que afecten al Equipo o a la Instalación, y no a los servicios descritos en el apartado 5.2, corresponden al Licenciatario, dado que TNS no tiene acceso ni control sobre el Equipo ni sobre la Instalación. TNS colaborará, en la medida en que razonablemente pueda, en el esclarecimiento técnico del incidente.
15. Información sanitaria
La Instalación puede contener información relativa a la salud de los Titulares de los Datos, tales como informes de exámenes médicos, cuando el Licenciatario la incorpore a los expedientes. Dicho tratamiento tiene lugar exclusivamente en la Instalación, a la que TNS no tiene acceso.
Queda prohibido el tratamiento de información sanitaria protegida a través de los servicios de TNS descritos en el apartado 5.2, esto es, Zevli Connect y Sentry, sin que con carácter previo el Licenciatario y TNS hayan suscrito un acuerdo de socio comercial («Business Associate Agreement» o «BAA»). En defecto de dicho acuerdo, el Licenciatario se obliga a no hacer pasar información sanitaria protegida por ninguno de dichos servicios.
Se advierte expresamente de que los servicios de mensajería de terceros, y en particular WhatsApp y las restantes plataformas de Meta, no constituyen un medio adecuado para comunicar información sanitaria protegida, por cuanto sus titulares no suscriben acuerdos de esta naturaleza. El cumplimiento de la normativa sanitaria que resulte aplicable corresponde exclusivamente al Licenciatario.
16. Solicitudes de autoridades y requerimientos judiciales
TNS únicamente puede entregar la información de que dispone, que se limita a los datos de su propia relación comercial con el Licenciatario y a los datos que consten en los servicios descritos en el apartado 5.2, dentro de los plazos indicados en el apartado 7.2. TNS no puede entregar el contenido de una Instalación, ni los datos de los Titulares de los Datos que en ella se conserven, por cuanto no tiene acceso a dicha Instalación. Toda solicitud dirigida a obtener dicho contenido deberá dirigirse al Licenciatario.
Cuando la ley aplicable lo permita, TNS comunicará al Licenciatario la existencia de un requerimiento que afecte a sus datos.
17. Control de exportaciones y sanciones
El Licenciatario declara que no está sujeto a sanciones económicas o comerciales impuestas por los Estados Unidos de América, que no reside ni tiene su establecimiento en un territorio sometido a un embargo integral de dicho país y que no figura en las listas de personas y entidades restringidas mantenidas por sus autoridades. El Licenciatario se obliga a no utilizar, exportar, reexportar ni poner a disposición de terceros el Software en contravención de la normativa de control de exportaciones y de sanciones de los Estados Unidos de América.
El Software está concebido para su utilización en los Estados Unidos de América. La adquisición o la utilización del Software fuera de dicho territorio puede quedar sujeta a normativa adicional en materia de privacidad, de tratamiento de datos o de control de exportaciones, cuya observancia corresponde al Licenciatario y puede exigir una revisión específica con carácter previo.
18. Ley aplicable y resolución de conflictos
La presente Política se rige por las leyes del Estado de Florida, Estados Unidos de América, con exclusión de sus normas de conflicto de leyes.
Las controversias que se susciten en relación con la presente Política quedan sometidas al régimen de resolución de conflictos previsto en los términos y condiciones de uso del Software, que comprende, entre otras previsiones, la negociación previa obligatoria durante un plazo de treinta (30) días naturales, el foro exclusivo de los tribunales estatales y federales con sede en el condado de Osceola, Florida, la renuncia recíproca al juicio con jurado y a las acciones colectivas y representativas, y las siguientes excepciones, que asisten a ambas Partes por igual: la facultad de someter a un tribunal de menor cuantía las reclamaciones comprendidas en la competencia de dicho tribunal, que se sustanciarán en el condado del domicilio del Licenciatario, y la facultad de solicitar medidas cautelares urgentes ante cualquier tribunal competente. Rigen los plazos de prescripción que establezca la ley aplicable; la presente Política no abrevia plazo de prescripción alguno ni establece plazo contractual de caducidad.
18.1. RENUNCIA AL JUICIO CON JURADO
CADA PARTE RENUNCIA DE FORMA CONSCIENTE, VOLUNTARIA E INTENCIONADA, Y CON CARÁCTER RECÍPROCO, AL DERECHO A UN JUICIO CON JURADO EN CUALQUIER PROCEDIMIENTO, ACCIÓN, RECLAMACIÓN O RECONVENCIÓN, DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, QUE DERIVE DE LA PRESENTE POLÍTICA, DE LA LICENCIA O DEL SOFTWARE, O QUE GUARDE RELACIÓN CON ELLOS. CADA PARTE DECLARA HABER LEÍDO Y COMPRENDIDO LA PRESENTE RENUNCIA, QUE HA TENIDO LA OPORTUNIDAD DE CONSULTAR CON ABOGADO DE SU ELECCIÓN Y QUE LA PRESENTE RENUNCIA CONSTITUYE UN ELEMENTO ESENCIAL DE LA CONTRATACIÓN.
18.2. Renuncia a acciones colectivas y representativas
Las controversias que se susciten en relación con la presente Política se resolverán exclusivamente de forma individual. Ni el Licenciatario ni TNS promoverán ni participarán, frente a la otra Parte, en demanda colectiva, consolidada, representativa o en interés general alguna, ni actuarán como representante o miembro de una clase. Ninguna Parte podrá acumular las reclamaciones de más de una persona en un mismo procedimiento. Si esta renuncia resultara inexigible respecto de una reclamación determinada, dicha reclamación se sustanciará ante los tribunales indicados en el presente apartado 18 y el resto del apartado conservará plena eficacia.
19. Idioma
La presente Política se publica en lengua española y en lengua inglesa. La versión en lengua inglesa es la que prevalece en caso de discrepancia entre ambas; la versión en lengua española constituye una traducción de cortesía y no tiene valor interpretativo prevalente.
La presente Política corresponde a la versión 1.3 del presente documento.